はじめに

「サービス管理責任者（サビ管）の応募がありました。この人を配置できますか？」
というご相談をいただくことがあります。
しかし、履歴書だけを見て「福祉施設で長く働いているから大丈夫だろう」「以前サビ管をしていたと言っているから問題ない」と判断するのは危険です。
指定申請の直前になってから、

• 実務経験の期間が足りなかった
• 担当業務が実務経験として認められなかった
• 必要な研修を修了していなかった
• 実務経験証明書を取得できなかった

といった問題が判明することもあります。
この記事では、サービス管理責任者の応募があった際に確認したいポイントと、指定申請前に準備しておきたい書類について解説します。

まず提出してもらいたい書類

サービス管理責任者の応募があったら、まず次の書類を提出してもらいましょう。

採用を判断する段階で確認したいもの

• 履歴書
• 職務経歴書
• 研修修了証の写し
• 資格証の写し（資格保有者の場合）

研修修了証については、応募者が保有している関連書類をすべて提出してもらうと確認しやすくなります。

指定申請までに準備したいもの

• 実務経験証明書
• 指定権者が求める資格・研修関係書類
• 雇用契約書や労働条件通知書などの雇用関係書類

必要書類や様式は自治体によって異なるため、申請先となる指定権者の手引きも併せて確認してください。

最初に履歴書と職務経歴書を確認する

まず、履歴書と職務経歴書から、過去の勤務先や担当業務を確認します。
例えば、次のような施設・事業所での勤務歴があるかを見ていきます。

• 障害者支援施設
• 就労継続支援B型事業所
• 生活介護事業所
• 共同生活援助（グループホーム）
• 相談支援事業所
• 特別養護老人ホーム
• 介護老人保健施設
• 病院・診療所
• 児童福祉施設
• 特別支援学校

履歴書を見ることで、相談支援業務、直接支援業務、国家資格等による業務のうち、どの区分に該当しそうか、ある程度の見当をつけられます。ただし、勤務先の名称だけでは、実務経験として認められるか判断できません。同じ施設で働いていても、職種や実際に担当していた業務によって取扱いが変わるためです。
職務経歴書には、勤務期間だけでなく、所属部署、職種、担当業務なども具体的に記載してもらいましょう。

サービス管理責任者の主な実務経験要件

サービス管理責任者として配置されるためには、一定の実務経験が必要です。
代表的な目安は次のとおりです。

勤務先の種別、担当業務、保有資格、勤務期間・日数などによって、算入の可否が異なります。資格を保有しているだけで期間が短縮されるわけではなく、その資格に基づく業務へ実際に従事していたかも確認が必要です。
最終的には、指定権者が公表する実務経験一覧や申請手引きに照らして個別に判断します。

研修修了証も必ず確認する

実務経験を満たしていても、研修要件を満たしていなければ、サービス管理責任者として配置できないことがあります。
応募者によって受講した時期や研修制度が異なるため、保有している研修修了証をすべて提出してもらいましょう。
主に確認するのは、次のような研修です。

• サービス管理責任者等基礎研修
• 相談支援従事者初任者研修の必要課程
• サービス管理責任者等実践研修
• サービス管理責任者等更新研修
• 旧体系のサービス管理責任者研修

研修名だけでなく、修了年月日も確認します。
特に、旧体系の研修を受講している人については、更新研修の受講状況も確認が必要です。

サビ管経験者と初めてサビ管になる人では確認方法が異なる

過去に別の事業所でサービス管理責任者として配置されていた人は、比較的要件を確認しやすい傾向があります。
研修修了証や実務経験証明書が揃い、現在も研修要件を満たしていることが確認できれば、配置要件を満たすケースが多いでしょう。
ただし、本人の申告だけで判断せず、次の点を資料で確認します。

• サビ管として配置されていた事業所
• 配置されていた期間
• 修了している研修の種類
• 更新研修の受講状況
• 実務経験証明書を取得できるか

一方、今回初めてサービス管理責任者になる人については、より慎重な確認が必要です。
実務経験を満たし、基礎研修を修了していても、直ちにサービス管理責任者として配置できるとは限りません。
実践研修の修了状況や、基礎研修修了後の実務経験なども確認する必要があります。
「基礎研修を修了している」「もうすぐ実践研修を受講する」という説明だけで、開所時から配置できると判断しないようにしましょう。

実務経験証明書は早めに依頼する

指定申請の準備で時間がかかりやすいのが、実務経験証明書です。
実務経験証明書は、原則として過去の勤務先に作成してもらいます。しかし、次のような事情ですぐに取得できないことも珍しくありません。

• 法人が合併・廃業している
• 当時の勤務記録が残っていない
• 発行に数週間かかる
• 担当業務を証明してもらえない

勤務していた事実だけでなく、実務経験として必要な業務に従事していたことが分かる内容で証明してもらう必要があります。
採用候補者が決まったら、開所予定日の直前まで待たず、早めに発行を依頼しましょう。

判断が難しい場合は指定権者へ確認する

書類を確認しても配置要件の判断が難しい場合は、指定権者へ相談します。
その際は、口頭で経歴を説明するだけでなく、次の資料を整理しておくと相談しやすくなります。

• 履歴書
• 職務経歴書
• 研修修了証
• 資格証
• 勤務先、勤務期間、担当業務をまとめた資料

ただし、指定権者が採用前の段階で配置可否を確約してくれるとは限りません。
最終的には、指定申請時に提出する証明書類によって審査されます。

まとめ

サービス管理責任者の応募があった場合は、履歴書だけで配置の可否を判断せず、次の書類を確認しましょう。

最初に確認するもの

• 履歴書
• 職務経歴書
• 研修修了証
• 資格証の写し

指定申請までに準備するもの

• 実務経験証明書
• 指定権者が求める資格・研修関係書類
• 雇用関係書類

すでにサビ管として働いていた人と、今回初めてサビ管になる人では、確認すべき内容が異なります。
特に初めてサビ管になる人については、実務経験だけでなく、基礎研修・実践研修などの修了状況も確認しなければなりません。
採用候補者が開所予定日から配置できるかを早い段階で整理し、必要に応じて指定権者へ確認したうえで、指定申請の準備を進めましょう。